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「内容証明」による文書は、タダの手紙ではあるものの、受け取った方に
してみれば、かなりのインパクトがあるものです。交渉は、あとあと
トラブルになったときに、かならず「あのときこう言った」、「いや、言っていない」
という争いになるものですから、重要な意思表示を、内容証明による文書の
形でやりとりすることは、大きな意味があります。
※ 文中で、「■■■」となっている部分等は、
ご自分の事案に応じて個別に埋める部分です。
※内容の具体的修正などについてのご質問はご遠慮下さい。
― 総 論 ―
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内容証明郵便とは、要するに「ただの手紙」です。
簡単に言えば、普通郵便では、相手に確実にその内容を記載した手紙が届くかどうか不安なので、郵便局にこの点を証明してもらった手紙のことを内容証明郵便といいます。
だから、弁護士が出そうと一般人が出そうと、手紙に書かれた内容が全て法的に正しいわけでもなんでもありません。
普通郵便で出すと、
1.その手紙を相手が受け取ったかどうかがわからない
2.相手が受け取ったとしても「出した手紙」と
同じ内容かどうかがわからない
ことがありうるため、内容と到達を郵便局で公に証明してもらうだけの手紙です。
しかし、そうであるからこそ、後々裁判などで証拠として提出したときに、少なくともそのような内容の手紙をその時点で郵送したという事実については、完璧に証明できる証拠価値の高い手紙です。
したがって、弁護士などが出す手紙に「本書到達後、１週間以内に回答されたし」という決まり文句があっても、これに従わなかった場合に、あなたが法的な制裁を下されるわけではありません。
もちろん、無視していると、裁判の被告になったりということはありますが、それは内容証明郵便の効果として法的に認められたものではありません。
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まず用紙ですが、
どんな用紙を使っても構いません。
文房具屋さんなどに行くと、内容証明用の罫線が引かれた用紙が売られていますが、このような特殊な用紙を使う必要はありません。ワープロで作ってプリントアウトしたものでもいいですし、大きさも自由です。
次に形式ですが、ここが一番重要です。
一枚あたり、
２６行以内（袋とじにする場合は、片面１３行以内）
一行２０文字以内
でなければなりません。
縦書きでも横書きでも構いません。
「以内」ですから、２４行とか、１８文字とかでもいいわけです。
但し、
句読点や「 」・（ ）なども一文字として計算
しますので、禁則処理は解除してください。追い出し・ぶら下がり禁則などで２１文字目を作ってしまってはいけません。
また、
特殊記号（①など）は使わない方が無難です。
例えば、①は、二文字にカウントされてしまいますので。
そして、
全く同じ内容の文書を３通作ります。コピーでも構いません。
１通目は自分の控え、２通目は相手に郵送する用、３通目は郵便局での保管用です。
３通作ったら、
必ず最後に記した自分の名前の下に、印鑑を押します。
三文判でも構いません。コピーで３通作った場合は、それぞれに押印します。
また、ページが複数ページになるときは、ホッチキスで留めますが、このとき、
ページとページの境（ホッチキスで留めた境目）に契印（割印）
を忘れないでください。契印は、自分の名前の下に押した印鑑と同じものを使います。きれいに押されなくても大丈夫です。
内容ですが、
タダの手紙ですから、どんな内容が書かれていても構いません。
ただ、後々裁判の証拠として価値が出る手紙ですから、あとで公にしてもいいような品のある内容で、かつ、言いたいことをストレートに表現した簡潔なものである方が好ましいでしょう。
個別的な内容は、以下の「各論」をご参考にしてください。
タイトルは、「通知書」とか「回答書」と付けるのが普通ですが、別に無題でも構いません。
なお、権利行使するための手紙でも、脅迫的なものは犯罪になりますので、くれぐれも表現が行き過ぎないように注意すること。
出し方ですが、
郵便局の本局に持ってゆきます。
町の小さな分局では出せませんので、本局の内容証明郵便の窓口に出します。もちろんポストに投函してはいけません。
持ってゆくときに、相手に出すための住所と名前を書いた封筒も一緒に持参しますが、相手に出す用の文書を入れて封をしてしまってはいけません。郵便局の認証印を押してもらってから、郵便局のその場で、自分で糊付けして封をします。
窓口に、３通の同じ文書と封筒を一緒に提出したら、
「配達証明付きの内容証明郵便でお願いします。」
と言ってください。かならず「配達証明付き」というのを忘れないこと。
局員が、文字をカウントして形式にかなっていたら、文書に郵便局の認証印などを押して、封筒と１通を返してくれます。
この１通を封筒の中に自分で入れて糊付けして、再び窓口に出します。
所定の料金を払って（重さや速達料金などによって違いますが、概ね2000円くらいです）、自分の控えの分の１通をもらったら完了です。
その後のフォローについて、
相手に内容証明郵便が届くと（書留扱いで相手に届きます）、その届いた日付を記載されたはがきがあなたの所に戻ってきます。これが「配達証明」です。
この配達証明こそが、のちのちこの内容証明が届いたことを証明する証拠となりますので、絶対に無くさないように保管しておいてください。
相手がすぐ受け取れば、だいたい３～４日中には戻ってきます。
一方、相手が受け取り拒否したり、転居や留守だった場合は、一定期間郵便局に留め置かれた上、あなたの出した内容証明郵便がそのままあなたに戻されてきます。したがって配達証明は来ません。
この場合は、手紙が届かなかったわけですから、あなたとしては、相手の住所を調べ直すか、普通郵便で出し直すか、郵便以外の方法を考えるかしなければなりません。
なお、内容証明郵便は、弁護士が出すと結構インパクトがあるようで、多くの一般人は何らかの回答をしてくれることが多いですが、これも回答義務を相手に課するものではありませんので、無視されてしまえばそれまでです。
次善の策を考えましょう。
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― 各 論 ―
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通 知 書
冠省
私は、貴殿に対して、平成■年■月■日、金■■万円を貸し付けましたが、返済期限を経過しても本日に至るまで返済していただいておりません。
つきましては、本書をもって、右金員の返済をご請求申し上げますので、本書到達後■週間以内にご送金下さい（送金先口座・■■銀行■■支店・普通預金口座・■■■■・口座名義■■宛）。
右期限までに右お振り込みがないときは、法的手段にて回収することも検討いたしておりますので、その旨ご承知おき下さい。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
東京都中野区■■■
大 川 花 子 殿
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通 知 書
冠省
私は、貴殿が現在交際中の山田花子の夫です。貴殿は、山田花子に夫がいることを知りつつ、いわゆる不倫関係を結び、私が知る限り、平成■年■月■日に、■■ホテルに山田花子と宿泊したなどの事実をお認めになれようかと思います。
このため私は多大な精神的損害を被りましたので、貴殿に対して、金■■■万円の慰謝料を請求いたすと共に、右不倫関係を断絶なさいますよう通告いたします。
つきましては、本書をもって、貴殿に対して、右金員の支払ををご請求申し上げますので、本書到達後■週間以内にお支払い下さい（送金先口座・■■銀行■■支店・普通預金口座・■■■■・口座名義■■宛）。
右期限までに右お振り込みがないときは、法的手段にて請求することも検討いたしておりますので、その旨ご承知おき下さい。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
東京都中野区■■■
大 川 次 郎 殿
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通 知 書
冠省
私は、貴社より、平成■年■月■日以来、金■■万円の支払の督促を受けております。しかしながら、右金員は、私の父の借入金であり、私自身が保証人となっているものではありません。
したがって、右金員を返済する意思はございませんので、今後、私に対して、かかる督促などされることを一切おやめ下さるよう願います。
本書到達後もなお督促される場合には、弁護士への相談の上、所轄金融官庁に対する指導要請、刑事告訴等を検討せざるをえませんことを申し添えます。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
大阪府■■■
なにわ金融株式会社
代表取締役 殿
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通 知 書
冠省
私は、貴社との間で、平成■年■月■日、■■の商品につき契約したとのことで、貴社より再三右商品代金の請求を受けています（or一方的に商品を送りつけられています
or 契約の事実を貴社は固持しておられます）。
しかしながら、右契約に際しては、貴社の強引な売り込みによって一方的に署名押印を求められており、私としては納得がいきません（or署名押印をした覚えはありません
or単なる電話での勧誘です）。
したがいまして、右契約は不成立と考えておりますが、念のため、本書をもって契約解除の意思表示をさせていただきます。
今後、代金請求されましても（or商品を送付されましても）、お支払いの意思はございません。また、送付された商品につきましては、代金着払いにて、貴社にご返却する用意をいたしております。
本書到達後、■週間以内に、右解約につき同意する旨の文書を私宛にご送付下さい。右期限経過後も何ら文書での回答なき場合には、右解約につき何ら異議のないものとみなさせていただきます。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
東京都中野区■■■
有限会社強引商会
代表取締役 殿
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7,話し合いに応じないなら裁判にする意思を通告したい
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通 知 書
冠省
私は、貴殿に対して、平成■年■月■日以来、電話などで、■■の件につき、早期円満解決を図るべく交渉を申し入れて参りました。しかしながら、貴殿はこれに応じようとせず、現時点で何ら解決の糸口が見いだせておりません。
つきましては、本書をもって、改めて本件の話し合いによる解決を申し入れますので、本書到達後、■週間以内に、貴殿の具体的な解決案を文書にて私宛にご提示下さい。
右期限までに何らご提示がない場合には、遺憾ながら法的手段による解決も検討せざるをえませんので、その旨ご承知おき下さい。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
東京都中野区■■■
大 川 花 子 殿 |
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回 答 書
冠省
私は、貴殿より、平成■年■月■日付け内容証明郵便を拝読いたしました。
しかしながら、そこに記載された事実は、私が認識している事実とは食い違っています。このため、貴殿からの請求には直ちに応ずることができません。
私が認識している事実は、次のとおりです。即ち、■■■・・・■■■。
したがいまして、私が認識している右事実もご検討の上、早期円満解決に向けてお話し合いを希望されるのであれば、改めて文書にてお申し入れいただければ検討もいたしますが、貴殿の言い分のみをなお維持されるということであれば、残念ながら、これ以上のお話し合いはできません。
以上、簡略ながらご通知申し上げます。
草々
平成■年■月■日
東京都新宿区■■■■
山 田 太 郎 印
東京都中野区■■■
大 川 花 子 殿 |
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